忘年会・新年会の幹事になっちゃった!段取りすべきこと4つ!

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幹事さんありがとう!


新人さんがよく任されるのが忘年会や新年会などの飲み会の幹事。 

ま、体よくめんどくさいセッティングを投げられてるんですけど(笑) 


上手くやればあなたの評価も上がるし、何よりみんなで楽しみたいですよね! 

普段の業務も忙しいけどやってやるで~♪と考えた方が幹事もやりがいがあるってもんです。 


でも幹事なんて何をすればいいの?って言うのが正直なところ。 

サークルとかのセッティングなんて居酒屋を予約するくらいなものだし。 


ということで今回はビジネスマナーとしての会社の飲み会の幹事が段取りすべきことをご紹介します! 

コレだけ押さえとけ!という4つのポイントがありますよ~。 


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ココが肝心!前年がどんな忘年会・新年会だったのかリサーチ!


チェックリストの画像


新人だと分からないのが自分の会社の飲み会の雰囲気ですよね。 

私はいくつかのバイト先と今の会社と数ヵ所で飲み会に参加したことがあるけど、ま~会社によって雰囲気はさまざまです。 


みんなで一発芸大会みたいなところもあれば、一次会は飲みに専念して二次会はカラオケ三昧とか、社長が仕切るところもありました(笑) 

本当に社風のようなものは飲み会にも出るので、どんな雰囲気なのかは必ず事前にリサーチしておく必要があります。


上司や先輩などに聞いておくべきことは 

・どんな店で値段設定はどれくらいか? 

・何人くらい参加したか? 

・余興やゲームはあるか? 

・二次会(三次会)はあるのか? 

・仕切りは誰がするのか? 



正直このリサーチをしなければ幹事の仕事は始まりません。 

何の手がかりも無く段取りを考えるのは厳しいです。 


特に前年に幹事をした先輩に話を聞ければベターですね。 


細かいところで言えば会社の予算が出るのかとか幹事様無料サービスの扱いとかも聞いておくといいですよ! 

このリサーチで忘年会・新年会の方向性が半分は決まったも同然。 


余興やゲームが無いなら食事に力を入れてお店を探したり、仕切りが誰かによってはサポートを誰かに頼んだりすることもありますからね。 


しっかりリサーチしておきましょう。 


段取りで1番に確認すべきは日程と店の予約!


電話予約


忘年会や新年会はどこの会社もだいたい日程がカブります。 

ほとんどが金曜日の仕事終わりにみんながしたがるのでお店も当然混み合うわけですね。 


幹事が1番最初に段取りすべきなのが日程とお店の予約です。 


幹事を任されてリサーチをしたらまずは会社に日程候補を確認します。 

そして前年の参加人数やジャンルを参考にして店の候補を決めましょう。 


候補がいくつか上がったら参加確認を取り、予約までしちゃいましょう。 

店の希望を聞くと決まらない場合も正直あるのであえて聞かないのも手ですけどね(笑) 


上司に候補を上げて決めてもらうのが1番いいでしょう。 

私の経験上、けっこう根に持たれたりもあったので(笑) 


注意すべきはお店の予約は当日まで放っておかないで、1週間程度前にもう1度確認の電話を入れておくことです! 

ごく稀に予約ができていなかったということも発生します。 
(この時期はお店も忙しいのでダブルブッキングされてたりとか) 


当日になって予約できていないなんて心臓が止まりますから、絶対に絶対に事前確認してくださいね! 


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司会やあいさつなどを根回ししておく!


お願い・依頼


余興もゲームも無しの忘年会や新年会なら店の予約まで終われば事前準備は8割方OKですね。 

あとは会の進行のための司会やあいさつなどの段取りをしておきましょう。 


司会が自分なのであれば大まかな時間の進行表を作っておくのがオススメです。 

余興やゲームなどがあるなら退店の時間があるため、ちょっと細かく作っておかなければなりません。 


お酒が入るとみんな盛り上がって予定通り行かないことも多いですががんばりましょう。 

限界の時間を把握しておくのが目的です。 



あとはあいさつや乾杯の音頭など、上司に頼まなければならないところは必ず顔を合わせてお願いしましょう。 

一般的には始まりのあいさつは「1番上の役職」、乾杯は「3番目の役職」、〆のあいさつは「2番目の役職」の人にお願いすることが多いです。 


その時に必ず伝えたいのがあいさつの内容と持ち時間ですね。 


忘年会なら「今年を振り返って」とかそんな感じ。 

持ち時間は伝えておかないと予想外に長引く可能性があるので要注意です(笑) 



あいさつの依頼をした人にも会の数日前に再度お願いしますと念押ししておくのがポイントです。 

忘れてたりすることもたまにありますから。 



またあいさつや乾杯を頼んだ人の名前と肩書きは必ずチェックしてくださいね! 

間違えると地獄のような空気になる場合があります(笑) 

本当に失礼なことなのでくれぐれも気をつけて! 


いよいよ忘年会・新年会当日!持ち物や幹事の気配りは?


忘年会・新年会


幹事は当日お金の管理をしなければなりません。 

事前に集金していれば良いですが、当日集金の場合などもあるのでぜひ用意したい持ち物をご紹介します。 

・お金を入れるファスナーポーチ

・電卓 

・メモ用紙、筆記具 

・つり銭 

・つり銭用のポチ袋 



お金の管理は間違いが起こりやすいのでなんでもメモしておくことが大切。 

誰にいくらおつりを渡したとか、上司が余計に出してくれたりなどゴチャゴチャになりやすいからです。 


出来れば当日集金でも開始前に集金できればいいですね。 



当日は幹事はとにかくスムーズに会が進行することに注意を払えば大丈夫です。

何か発言する時はハッキリと、料理や飲み物が行き渡っていない席はないか、グラスが空になっている人はいないかということですね。 

自分はあまり食べたり飲んだりに集中できないかもしれませんがそこは我慢です。 


みんなが気持ちよく楽しい会になるようにまずは最低限の気配りができれば初めての幹事は成功と言って良いと思いますよ(^^) 


まとめ

会社で忘年会や新年会の幹事をするなんて一瞬頭が真っ白になっちゃうけど、1番はみんなが楽しむということに気をつければいいんです。 

初めてでカンペキにできる人なんていないと思いますし。 

やってみて初めて「あ~こうすればよかった!」って言うこともたくさんあるので、それは今後の仕事に活かせばいいんです(^^)


では今回のまとめ。 

・幹事は必ずリサーチせよ!前年の幹事は要チェック 

・日程と店の予約はまず1番に!当日1週間前には必ず再度お店に確認すべし! 

・あいさつや乾杯も事前にお願いしておくこと!持ち時間を伝えよう 

・お金の管理が1番大事!ファスナーポーチは必須だよ! 



新人さんは一皮むけるチャンスなのでぜひ幹事がんばってみてください。 

普段の仕事の段取りにも必ず経験が活きるはずですから(^^) 



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